Het MedMij Afsprakenstelsel evolueert voortdurend. Ontwikkelingen binnen en rondom MedMij kunnen aanleiding geven om afspraken uit het stelsel te wijzigen.

Releasecyclus

De wijzigingen aan het stelsel vinden zoveel mogelijk plaats aan de hand van een vaste releasecyclus en een releaseplanning met release momenten in april en oktober. Stichting MedMij speelt hierbij een aanjagende en faciliterende rol met een aantal verantwoordelijkheden, namelijk: het samenstellen van samenhangende releases, het ophalen van input bij belanghebbenden, het uitvoeren van impactanalyses, het organiseren van de besluitvorming en de informatievoorziening eromheen en het bewaken van ontwikkelingen in de omgeving (bijvoorbeeld veranderende wetgeving). Ook is zij voortdurend attent op wijzigingen in gebruikte normen en standaarden en heroverweegt in voorkomend geval het hergebruik. 

Jaarlijks stelt Stichting MedMij samen met de verschillende belanghebbenden een releaseplanning op. De releaseplanning bevat een overzicht van geplande releases voor de periode van een jaar, geeft aan wat de belangrijkste voorgenomen wijzigingen zijn per release en duidt per geplande release de mijlpalen van het ontwikkel- en implementatietraject aan. Wijzigingen betreffende de inhoud van het afsprakenstelsel moeten passen binnen deze releaseplanning. De releaseplanning moet op haar beurt weer passen binnen de strategische kaders. Het bestuur van Stichting MedMij stelt de releaseplanning vast.

Dakpansgewijze releases

Om het ritme van de voortdurende ontwikkeling van het MedMij Afsprakenstelsel voor Deelnemers zo voorspelbaar mogelijk te maken, en Deelnemers daarbinnen ruimte te geven voor een proactief of reactief implementatiebeleid, zijn er op elk moment twee releases van het MedMij Afsprakenstelsel actief. Alleen actieve releases mogen actief zijn op het operationele MedMij-netwerk. Van die twee actieve releases is er altijd één verplicht. Dat wil zeggen dat alle Deelnemers op zijn minst deze verplichte versie moeten ondersteunen. De andere actieve release heet gepubliceerd. Implementatie daarvan is vooralsnog niet verplicht, maar wel toegestaan op het operationele MedMij-netwerk. Omdat de Interfaces in het MedMij Afsprakenstelsel geversioneerd zijn, kunnen deze tegelijkertijd actief zijn. De gepubliceerde release is de opvolger van de verplichte. Elke Deelnemer kan zelf kiezen wanneer hij de gepubliceerde versie implementeert, desgewenst naast de verplichte.

Wanneer een nieuwe release uitkomt van het MedMij Afsprakenstelsel, krijgt:

• de tot dan toe verplichte release de status verouderd, hetgeen wil zeggen dat deze release niet meer actief is;
• de tot dan toe gepubliceerde release de status verplicht. Deze release blijft dus actief, maar verliest haar optionele status;
• de nieuwe release de status gepubliceerd. Deze release wordt dus actief.

Steeds schuift dus de nieuwste release (de gepubliceerde) als een nieuwe dakpan half bovenop de (dan) verplichte. Alleen de bovenste twee dakpannen zijn actief. Hun overlap symboliseert het tegelijkertijd actief zijn op het MedMij-netwerk. Omdat MedMij een vast release-ritme hanteert (van eens per half jaar), is die overlap een halve dakpan groot. Onder de verplichte release liggen de verouderde releases, als inactieve geschiedenis van het MedMij Afsprakenstelsel.

Implicaties voor NEN-certificering

Met de publicatie van een nieuwe versie van het Afsprakenstelsel komt er ook een nieuw aanvullend normenkader beschikbaar. Om een balans te hebben tussen de benodigde tijd die deelnemers nodig hebben voor het maken van aanpassingen enerzijds, en het (te) lang moeten wachten met het verscherpen van de normen rond beveiliging anderzijds, wordt een periode van vier maanden in acht gehouden voordat de nieuwe versie van het aanvullende normenkader toegepast wordt in de NEN certificatie. Dit betekent dat de gepubliceerde versie van het  aanvullend normenkader eerder verplicht en algemeen wordt dan de overige delen van het Afsprakenstelsel.

Totstandkoming releases

Alle belanghebbenden, waaronder in ieder geval de deelnemers, gebruikers en Stichting MedMij, kunnen invloed uitoefenen op (de totstandkoming van) wijzigingen in het afsprakenstelsel. Een Request For Change (RFC) kan door een belanghebbende voorzien van motivatie worden ingediend voor behandeling. Stichting MedMij doet een eerste beoordeling van ingediende RFC's door deze te toetsen aan de vigerende wet- en regelgeving, architectuur en grondslagen, strategische koers, het jaarplan en de releasekalender. Hierbij wordt onder andere beoordeeld of het daadwerkelijk gaat om een wijziging, of de wijziging niet al eerder is ingediend en wat de urgentie is. Stichting MedMij zorgt, indien nodig, voor de nadere verkenning van RFC's door wijzigingsverzoeken te laten uitwerken, de benodigde expertise en vertegenwoordiging bij elkaar te brengen, de afstemming met partijen rondom het stelsel te kanaliseren, te zorgen dat de impact van een wijziging op het stelsel en de deelnemers wordt onderzocht en indien nodig een business case wordt opgesteld met betrokkenen. Ook controleert zij of de voorgestelde oplossing vrij en kosteloos voor de deelnemers te gebruiken is. 

In principe mogen betrokkenen bij het ontwikkelproces ontwikkelinformatie vrij met elkaar delen zonder aanvullende bescherming. Alleen voor informatie over kwetsbaarheden geldt dat verspreiding beperkt is tot de direct betrokkenen en alleen mag plaatsvinden met extra bescherming (zie Informatieclassificatiebeleid). Mochten belanghebbenden gedurende het change- en releaseproces bijdragen aan de uitwerking van een wijziging, dan ziet Stichting MedMij erop toe dat zij over de juiste auteursrechten komt te beschikken om de documentatie te kunnen publiceren (zie Intellectueel eigendomsbeleid).

Het afsprakenstelsel bestaat uit een samenhangende set van producten (juridisch kader, overeenkomsten, architectuur en technische specificaties, etc.) met veel onderlinge afhankelijkheden. Aanpassing van een van de onderdelen vraagt altijd om een impactanalyse op de rest van de producten. Het afsprakenstelsel wordt daarom altijd in haar geheel gereleaset. Deze releases bestaan uit een consistente set van RFC's en kunnen daarnaast verbeteringen van niet-inhoudelijke aard bevatten.

Verschillende typen releases, en correcties

Releases voor het afsprakenstelsel worden als volgt aangeduid:

1. Major releases: releases met grotere (functionele) wijzigingen. Deze releases worden opgenomen in de releaseplanning;
2. Minor releases: releases met twee soorten correctief onderhoud:
   1. Wijzigingen die nodig zijn om een onmiddellijke dreiging voor de continuïteit van of het vertrouwen in het MedMij Afsprakenstelsel/-netwerk af te wenden;
   2. Verbeteringen waarvan de baten van spoedig doorvoeren significant groter zijn dan de implementatie-inspanningen, en die op breed draagvlak onder de deelnemers kunnen rekenen.

De aanduiding van releases is opgebouwd uit drie nummers, namelijk x.y.z (bijvoorbeeld 1.3.2). Bij een major release wordt de combinatie x.y opgehoogd. Daarbij zijn twee opties, ofwel y wordt met een verhoogd waarna z op 0 wordt gezet (bijvoorbeeld van 1.3.2 naar 1.4.0), ofwel x wordt met een verhoogd waarna y en z op 0 worden gezet (bijvoorbeeld van 1.3.2 naar 2.0.0). De keuze hiertussen is afhankelijk van aard en omvang van de release. Bij een minor release wordt z met een verhoogd (bijvoorbeeld van 1.3.2 naar 1.3.3).

Major release vinden twee maal per jaar plaats. De inhoud van een major release wordt  samengesteld op basis van uitgewerkte wijzigingsvoorstellen (RFC's). Minor releases zijn niet bij voorbaat gepland; zij worden alleen indien nodig tussen major releases uitgebracht, op een datum die in overleg met Deelnemers wordt vastgesteld.

Daarnaast kunnen correcties op het MedMij Afsprakenstelsel worden aangebracht zonder dat deze leiden tot een nieuwe release. Deze doen bijvoorbeeld acute reparaties, verwijderen inconsistenties of passen voorbeeldberichten aan. Een correctie tast de juridische en technische strekking van het MedMij Afsprakenstelsel niet aan; waar dit wel het geval zou zijn, vereist de wijziging een nieuwe release. Correcties worden op een aparte pagina in het MedMij Afsprakenstelsel aangegeven. 

Besluitvorming releases

Bij major releases legt Stichting MedMij de release eerst voor aan de deelnemersraad, die hierover een zwaarwegend advies afgeeft. Het bestuur is niet gehouden aan dit advies, maar dient het advies van de raad wel serieus te nemen en een afwijking te onderbouwen. De besluitvorming over de release door het bestuur behoeft de goedkeuring van de eigenaarsraad. De eigenaarsraad dient hierbij geïnformeerd te worden over het advies van de deelnemersraad en eventueel over de motivatie van het bestuur om van dit advies af te wijken.

Indien het bestuur van Stichting MedMij wijzigingen eerder wil laten implementeren dan in de releaseplanning mogelijk is, dan kan worden besloten tot invoering middels een minor release. Er wordt dan een tussentijdse release van het afsprakenstelsel gecreëerd die niet eerder was gepland. Bij minor releases is het aan het bestuur of en op welke wijze belanghebbenden worden betrokken bij de totstandkoming. Goedkeuring van de eigenaarsraad en advisering van de deelnemersraad zijn bij een minor release niet noodzakelijk.

Implementatie releases

Zodra het besluit over een release van het afsprakenstelsel is genomen, bepaalt Stichting MedMij in overleg met de deelnemers en eigenaren welke aanpak de minste impact en verstoringen veroorzaakt. Ook maakt de stichting de afweging of releases in productie naast elkaar kunnen bestaan en of deelnemers op enig moment meerdere releases moeten ondersteunen. Voor de implementatie van de release zijn de data in de implementatieplanning bij de release leidend. Afhankelijk van het soort release kan een implementatietermijn van toepassing zijn.

Stichting MedMij is ervoor verantwoordelijk dat het change- en releaseproces volgens afspraak wordt uitgevoerd, de planning te monitoren op risico's voor de afgesproken ingebruiknamemomenten, en waar nodig te escaleren op het juiste niveau. Ook zorgt zij voor een gestructureerde doorvoering van aanpassingen in de documentatie en het publiceren van een nieuwe release van het afsprakenstelsel (minimaal in de vorm van een pdf voor de administratie van deelnemers).