Koppelingen

Wijzigingsverzoek

• https://vzvz.atlassian.net/browse/MO-30

Gekoppelde onderwerpen

• MO-6, Versionering van het afsprakenstelsel
• MO-17, Change Request, Aanpassing stelsel versienummer op basis van hybride epoch label plus SemVer

Inleiding

Huidige situatie:

Twee keer per jaar (in week 18 en week 44) vindt een release voor afsprakenstelsel van MedMij plaats. In de huidige situatie wordt gewerkt met het dakpanmodel. Het dakpanmodel houdt in dat op het releasemoment altijd twee releases van het afsprakenstelsel worden gepubliceerd, namelijk één optionele en één verplichte versie. Bij het volgende release moment wordt:

• de verplichte versie ingetrokken,
• de optionele release wordt verplicht en
• de nieuwe optionele versie wordt gepubliceerd.

Op dit moment zijn dat de versies 1.5.1 en 1.6.0, waarbij versie 1.5.1 voor alle deelnemers verplicht is en 1.6.0. de optionele versie is.

Voorafgaand aan het release moment wordt bepaald welke onderwerpen in de volgende release moeten worden verwerkt.

Probleem

We kunnen binnen het afsprakenstelsel onvoldoende snel inspringen op de veranderende vraag uit de praktijk, doordat:

• slechts twee keer per jaar een release plaats vindt,
• dat dankzij het dakpanmodel al een halfjaar van tevoren vast ligt wat wordt opgenomen in het afsprakenstelsel en
• dat nu het release moment de ontwikkelplanning bepaalt

deze punten er gezamenlijk voor zorgen dat wij anderhalf jaar tot een jaar van tevoren al vastleggen wat er gewijzigd gaat worden.

Ten gevolge hiervan treden verschillende kleinere problemen op namelijk:

1. Nu worden wijzigingen die alsnog op korte termijn buiten de twee releasemomenten doorgevoerd moeten worden doorgevoerd als correcties, terwijl dit eigenlijk geen correcties zijn.
2. Op de vaste releasemomenten moeten zoveel mogelijk onderwerpen doorgevoerd worden.
3. Als er geen onderwerpen zijn om te releasen dan kunnen we alleen óf de optionele versie verplicht maken en geen wijzigingen doorvoeren voor de nieuwe optionele versie óf de release kan worden uitgesteld.
4. Zijn de geplande onderwerpen niet op tijd uitgewerkt voor het volgende release moment, dan kunnen de onderwerpen pas een halfjaar later gepubliceerd worden en pas een jaar later verplicht gesteld, dit is onwenselijk omdat:
   1. het voor bepaalde onderwerpen belangrijk is om deze op korte termijn op te nemen in het afsprakenstelsel. Als deze onderwerpen dus niet tijdens het geplande releasemoment gepubliceerd worden dan betekent dat een vertraging van minimaal een halfjaar.
   2. het de betrouwbaarheid van MedMij richting de deelnemers kan ondermijnen. Als wij beloven bepaalde stukken op te nemen in de optionele versie van het afsprakenstelsel en vervolgens leveren wij dit niet op dan kan dat de relatie van MedMij met de deelnemers schaden.
5. Deelnemers geven aan dat de termijn van een halfjaar tussen het opnemen in de optionele en het opnemen in de verplichte versie te kort is om impactvolle wijzigingen in het afsprakenstelsel door te voeren. 

Probleemstelling

Hoe kunnen wij de huidige wijze van release cycle management aanpakken zodat we beter kunnen inspringen op de continue veranderende vraag uit het dynamische Zorg ICT Landschap en MedMij zelf?

Doel:

Door het release cycle management aan te pakken willen we meer flexibiliteit introduceren bij het releasen van minors en patches en meer rekening houden met de implementatietijd van stakeholders voor majors.

Subdoelen

• Deelnemers en MedMij medewerkers meer gestructureerd meenemen in de analyses en uitwerkingen van onderwerpen.
• Pas de opname in het afsprakenstelsel plannen als het onderwerp al is uitgewerkt en daarmee de betrouwbaarheid richting deelnemers verhogen.

Aannames

• De gekozen nieuwe release cycle wordt ondersteunt door de (nieuwe manier van) versioning die nu wordt uitgewerkt.
• Op de verplichte stelselversiepublicatie kunnen patches met procedurele en tekst aanpassingen worden doorgevoerd. De scope van de functionaliteit blijft gelijk.

Definities

Gewenste situatie

Voor de gewenste situatie willen wij:

• Meer publicatiemomenten per jaar mogelijk maken om zo de flexibiliteit omtrent de releases van minors en patches verhogen
• Meer regie voor stakeholders door ze inspraak te geven in de planning wanneer de uitgewerkte onderwerpen worden opgenomen in het afsprakenstelsel

Usecase

De nieuwe wijze van release cycle management gaat als volgt in zijn werk. Tijdens het uitwerken van een wijzigingsstuk worden al de (interne) stakeholders betrokken op wie deze wijziging invloed gaat hebben, zodat zij alvast hun input kunnen leveren. Wanneer een stuk is uitgewerkt wordt in de voorbespreking besproken wanneer o.a. acceptatie, ketenregie en R&A verwachten de wijzigingen in hun processen doorgevoerd hebben aan de hand daarvan wordt bepaald wanneer de stukken gepubliceerd worden in de aankomende versie. Zijn de stukken gepubliceerd in de aankomende versie dan kunnen deelnemers al wel ontwikkelen en testen in de zandbakomgeving en/of Mock DVP/DVA, maar de wijzigingen mogen nog niet live gezet worden. Tijdens het stakeholderoverleg wordt bepaald wanneer de wijzigingsstukken worden opgenomen in de actuele versie van het afsprakenstelsel. Wanneer de stukken zijn opgenomen in de actuele versie van het afsprakenstelsel dan mogen de wijzigingen daadwerkelijk live gezet worden.

We zijn ervan bewust dat nog steeds alle deelnemers tegelijkertijd live moeten gaan, echter hebben ze tijdens hun ontwikkelfase al kunnen testen of dit gaat lukken met de Mock DVP/DVA die ontwikkeld gaat worden. Ongeacht het uitgewerkte scenario in alle gevallen bleef een Big Bang het geval, zelfs al veranderen we niets. Doordat deelnemers niet langer twee versies naast elkaar klaar te hoeven hebben te staan maar dat deelnemers wel vooraf kunnen testen mititgeren wij dit risico.

Oplossingsrichting

In de nieuwe release cycle zou het proces als volgt in zijn werk gaan, wanneer een onderwerp is afgerond dan wordt tijdens de voorbespreking van MedMij bepaald wat de verwachte impact van dit onderwerp gaat zijn en op wat voor termijn volgens ons het onderwerp moet worden opgenomen in het afsprakenstelsel. Hier wordt ook besproken hoeveel tijd interne stakeholders nodig hebben om de wijzigingen door te voeren in hun processen.

Bij de maandelijkse voorbespreking worden ten minste de volgende collega's uitgenodigd:

• Product manager
• MM ontwikkeling
• MM Ketenregie
• MM Loket
• MM Acceptatie
• Stichting MM
• NICTIZ
• R&A

De voorbespreking is alleen intern en hier wordt besproken:

• Het belang van het onderwerp
• De impact van het onderwerp op
  - MedMij intern, bijvoorbeeld op ketenregie, acceptatie en loket
  - De impact van de aanpassing voor deelnemers
  - De  impact van de aanpassing op de keten
• In hoeverre het onderwerp samenhangt met andere onderwerpen die gereleased moeten worden of waar nu aan gewerkt wordt
• Hoelang het team acceptatie nodig heeft de wijziging te integreren in het acceptatietraject
• Op welke termijn we het onderwerp willen doorvoeren
• Hoe vast we willen houden aan deze deadline in de overleggen met stakeholders

Als over de bovenstaande punten duidelijkheid bestaat en willen we het onderwerp pre-releasen op het eerst volgende pre- release moment dan wordt één week later het onderwerp gepubliceerd.
In het driemaandelijks stakeholderoverleg wordt gezamenlijk bepaald wanneer we de minors en majors uit de pre-release verplicht willen laten worden.

Vervolgens wordt de uitwerking van het onderwerp gepubliceerd als een pre-release stuk, waarbij:

• Patches bij publicatie direct worden opgenomen in het afsprakenstelsel.
• voor Minors tijdens de voorbespreking en het stakeholderoverleg wordt besproken op welke termijn deze verplicht moet wordt. Stel we kiezen het eerst volgende verplichtingsmoment, dan zou het onderwerp een maand later tegelijkertijd met de pre-release verplicht gesteld worden. De minor dient in principe binnen twee verplichtstellingsmomenten verplicht gesteld worden, wel kan in samenspraak met stakeholders hiervan worden afgeweken.
• voor Major in de voorbespreking en het stakeholderoverleg wordt besproken tijdens welk verplichtstellingsmoment de major worden opgenomen in het afsprakenstelsel. Stakeholders mogen niet oneindig majors uitstellen. In principe worden majors verplicht gesteld tijdens de verplichtstellingsmomenten, hiervan kan worden afgeweken mits er een gedegen reden hiervoor is (bijv. i.v.m. security redenen of een wijziging in wetgeving) of als minimaal 70% van alle aanwezige stakeholders en deelnemers hiermee instemt.

Stakeholders kunnen deze stukken lezen en bepalen of ze willen aansluiten bij het stakeholder overleg.

Bij het driemaandelijkse stakeholder overleg zijn aanwezig:

• ZN
• VWS
• NICTIZ
• MM beheer (productmanager, MM ontwikkeling)
• Stichting MM
• DVA's
• DVP's

Tijdens het stakeholder overleg worden de volgende punten besproken:

• er wordt een update gegeven betreffende de onderwerpen waaraan gewerkt is;
• een verwachting wordt uitgesproken van grote onderwerpen waaraan de aankomende maand gewerkt wordt;
• toelichting welke onderwerpen tijdens de volgende release (indien van toepassing) worden opgenomen in de optionele versie en/of verplicht worden gesteld
• met stakeholders wordt per onderwerp bepaald op welke termijn de uitgewerkte onderwerpen worden opgenomen in de optionele versie (mits de optionele versie nog bestaat)  en/of verplicht worden;
• of de verplichtstelling kan plaatsvinden met de geplande onderwerpen.

Punten ter verduidelijking:

• De stakeholders krijgen dus inspraak in wanneer onderwerpen worden opgenomen in het afsprakenstelsel, hier zit wel een grens aan. De inspraak van de stakeholders is wel dusdanig beperkt dat ze de opname van het stuk in het afsprakenstelsel niet oneindig uit kunnen stellen.
• Deelname aan het stakeholder overleg is facultatief. Stakeholders hebben vooraf inzicht in de agenda en de pre-release stukken, waardoor ze zelf kunnen bepalen of ze wel of niet aanwezig willen zijn bij het overleg. Om te worden meegenomen in het stakeholder overleg moeten de stukken minimaal 1 week van tevoren gepubliceerd zijn.
• Het feit dat pre-release momenten en verplichtstellingsmomenten beschikbaar zijn betekent niet vanzelfsprekend dat deze ook gebruikt moeten worden.
  Als er niets te publiceren is of er binnen het stakeholderoverleg wordt bepaald dat we bij het volgende verplichtstellingsmoment geen onderwerpen verplicht willen stellen dan hoeft dit ook niet.

Uitwerkingen n.a.v. feedback 1-11-22

Loslaten dakpan model

Argumenten voor het afschaffen van dakpanmodel

Bij deze oplossingsrichting is het dakpan model losgelaten, hiervoor is gekozen omdat:

1. het behouden van het dakpanmodel ervoor zorgt dat de gewonnen flexibiliteit om wijzigingen door te voeren op de korte termijn weer ongedaan maakt,
2. deelnemers in de huidige situatie geen gebruik maken van de optionele versie, omdat twee versies van hun systeem in de lucht houden teveel geld kost en 
3. ook binnen de rest van VZVZ beperkt gebruik wordt gemaakt van het dakpanmodel

Argumenten voor het behouden van het dakpanmodel

1. Een voordeel van het dakpanmodel is dat de optionele versie het team acceptatie de kans biedt om hun acceptatieproces aan te passen voor de volgende verplichte versie van het afsprakenstelsel. In deze oplossingsrichting wordt de optionele versie alsnog verwijderd. Om het team acceptatie de tijd te gunnen om de benodigde wijzigingen door te voeren hebben ze tijdens de voorbespreking een belangrijke stem in de planning van het moment van verplichtstelling voor minors en majors. 
2. Het dakpanmodel biedt MedMij en deelnemers de kans om pilots te laten plaatsvinden. Door een optionele versie in de lucht te houden is experimenteren mogelijk zonder dat deelnemers meteen aan deze nieuwe afspraken moeten voldoen en zonder dat ze hierop geaccepteerd worden. Dit zou een valide reden om te overwegen het dakpanmodel te behouden. Echter kunnen wij de mogelijkheid tot het doen van een pilot ook behouden door het schrijven van een addendum aan het hoofdstuk Beleid van het afsprakenstelsel.
3. een vorm van een bigbang voor minimaal een van de betrokken partijen is niet te voorkomen. Zelfs in de huidige situatie hebben we een bigbang effect. Zouden we de Bigbang in zijn totaliteit willen voorkomen dan moeten dusdanig veel controlemechanismes ingebouwd worden dat we er zelfs op achteruit zouden gaan qua flexibiliteit. Wat ook tegen het streven van afdeling ontwikkeling in zou gaan om juist de flexibiliteit en het beter inspringen op het veranderende zorg IT landschap te vergroten tegen zou gaan.

Ontwikkeltijd nodig voor Acceptatie

De optionele versie bood het team acceptatie de mogelijkheid om de wijzigingen aan het afsprakenstelsel door te voeren in de acceptatieprocessen voordat deze wijzigingen werden opgenomen in de verplichte versie van het afsprakenstelsel. Als de optionele versie weggaat moet het team acceptatie op één of andere manier toch voldoende tijd krijgen om wijzigingen van het afsprakenstelsel te implementeren in het acceptatieproces voor (kandidaat-)deelnemers. Hiermee is omgegaan door de wijzigingen pas te publiceren in de aankomende versie als acceptatie ze heeft doorgevoerd in zijn/haar processen.

Deelnemer ontwikkeltijd

De vraag werd gesteld of deelnemers nog wel genoeg tijd zouden hebben om de wijzigingen door te voeren voordat ze in het afsprakenstelsel worden opgenomen en in hoeverre er rekening wordt gehouden met hun ontwikkeltijd

Volgens ons is met het nieuwe systeem juist beter inzicht hoe het gaat met het ontwikkelproces van deelnemers, doordat de deelnemers meebepalen wanneer de aanpassingen worden opgenomen in het afsprakenstelsel, we regelmatig evalueren met deelnemers hoe het met het implementatieproces gaten dat we bij vertraging de planning aanpassen. Hierdoor krijgen deelnemers een ontwikkelduur die voor hen passend is.

Implementeren nieuwe versies afsprakenstelsel in o.a. R&A

Hoe kan voorkomen worden dat tijdens het opname moment alle deelnemers tegelijkertijd hun wijzigingen willen/moeten doorvoeren waardoor er problemen optreden bij bijvoorbeeld de R&A?
In de tijd tussen de publicatie in de aankomende versie en publicatie in de actuele versie kan R&A alvast de wijzigingen klaar zetten en dat deze wijzigingen pas live worden gezet tijdens de publicatie.

Uitfaseren oude versies afsprakenstelsel

Tijdens het stakeholder overleg wordt voor de uit te faseren optionele functionaliteiten bepaald hoeveel tijd de stakeholders nodig hebben voor uitfasering. De uit te faseren functionaliteit wordt verplaatst naar de extensie en de minimumduur uit het stakeholder overleg wordt gebruikt als einddatum van de de functionaliteit. De periode tussen verplaatsing en beëindiging is de periode van uitfasering. 

Openstaande vragen en overdenkingen

Nog nadenken over

• Hoe bepalen we of iets een major of minor is?
• Wat gaat het effect van de gekozen oplossingsrichting op de R&A zijn

Risico's

• Dat niet genoeg stakeholders (m.n. deelnemers) deelnemen aan de overleggen, waardoor we wijzigingen door gaan voeren op korte termijn maar vervolgens blijkt dat het niet mogelijk is en dit voorkomen had kunnen worden als de juiste stakeholders aan tafel hadden gezeten.
• In hoeverre zijn wij en de stakeholders goed in staat om te bepalen wat de impact van bepaalde wijzigingen en/of onderwerpen voor deelnemers gaat zijn.
• Dat we onvoldoende in kunnen schatten wat de effecten voor acceptatie en ketenregie zijn
• Big bangs