Probleemstelling

Er wordt een gebrek aan flexibiliteit ervaren betreffende de releases van het afsprakenstelsel. Dit komt voort uit meerdere oorzaken:

1. Vaste releasemomenten, waarin zoveel mogelijk onderwerpen doorgevoerd moeten worden. Kleine correcties op het afsprakenstelsel worden zonder ophoging van het versienummer doorgevoerd, minors en majors worden niet op de voorgeschreven manier toegepast.
2. Volledige koppeling met de in de R&A vastgelegde endpoints en de code van de R&A. Bij iedere versiewijziging betekent dit veel administratief werk.

Bovenstaande problemen kunnen niet los van elkaar worden opgepakt, omdat de oplossing voor het eerste probleem en de uitwerking van versioning impact hebben op het tweede probleem.

Koppelingen

Wijzigingsverzoek

• https://pim.vzvz.nl/browse/MO-30

Gekoppelde onderwerpen

• MO-6, Versionering van het afsprakenstelsel

Huidige situatie

In de huidige situatie wordt twee keer per jaar een release uitgebracht. Deze staan gepland op 30 april en 30 oktober. Vooraf wordt bepaald welke onderwerpen in de volgende release moeten worden verwerkt. Hierbij hebben we te maken met het dakpanmodel, waarbij altijd twee releases van het afsprakenstelsel staan gepubliceerd. Op dit moment zijn dat 1.5.1 en 1.6.0, waarbij de eerste verplicht is voor alle deelnemers en de tweede optioneel. bij een nieuwe release verschuift alles. De verplichte versie wordt ingetrokken, de optionele release wordt verplicht en de nieuwe release wordt optioneel.

Gewenste situatie

We willen meer flexibiliteit introduceren bij het releasen van onderwerpen, waarbij meer rekening wordt gehouden met de implementatietijd van deelnemers. Daarnaast willen we de deelnemers gestructureerder meenemen in de analyses en uitwerkingen. Om dit voor elkaar te krijgen is het voorstel dat we naar intervallen van een maand gaan. Dit betekent dat iedere maand:

• een update gegevens wordt betreffende de onderwerpen waaraan gewerkt is;
• een verwachting wordt uitgesproken van grote onderwerpen waaraan de aankomende maand gewerkt wordt;
• met stakeholders een publicatieplanning wordt bepaald per onderwerp;
• een publicatie kan plaatsvinden met de geplande onderwerpen.

Publicatie

Per publicatieperiode wordt bepaald of een publicatie van toepassing is en wat de publicatie inhoudt. Dit kan bestaan uit updates van de bestaande publicatie, in de vorm van patches, minors en majors. Daarnaast kan ook een volledige nieuwe release nodig zijn.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

To do:

• uniform woordgebruik
• controleren overeenkomen tabellen en afbeeldingen
• zins- en taalgebruik

Probleem:

Op dit in moment vind twee keer per jaar een release plaats, namelijk in week 18 en 44. In de huidige situatie moeten onderwerpen uitgewerkt zijn voor het release moment anders kunnen de onderwerpen pas een halfjaar later gepubliceerd worden en pas een jaar later verplicht gesteld. 
Het release moment bepaalt dus de ontwikkel planning, en dit werkt niet ideaal aangezien de onderstaande problemen optreden:

1. Vaste releasemomenten, waarin zoveel mogelijk onderwerpen doorgevoerd moeten worden.
2. Kleine correcties op het afsprakenstelsel worden zonder ophoging van het versienummer doorgevoerd, minors en majors worden niet op de voorgeschreven manier toegepast.
3. Als er geen onderwerpen zijn om te releasen dan kunnen we alleen óf de optionele versie verplicht maken en geen wijzigingen doorvoeren voor de nieuwe optionele versie óf de release kan worden uitgesteld.
4. Doordat er een volledige koppeling met de in de R& vastgelegde endpoints en de code van de R& is betekent dit dat er veel administratief werk verricht moet worden als er een wijziging plaatsvind.

Koppelingen

Wijzigingsverzoek

• https://pim.vzvz.nl/browse/MO-30

Gekoppelde onderwerpen

• MO-6, Versionering van het afsprakenstelsel

Huidige situatie:

In de huidige situatie wordt twee keer per jaar een release uitgebracht. Deze staan gepland op 30 april en 30 oktober. Vooraf wordt bepaald welke onderwerpen in de volgende release moeten worden verwerkt. Hierbij hebben we te maken met het dakpanmodel, waarbij altijd twee releases van het afsprakenstelsel zijn gepubliceerd één optionele en één verplichte versie. Op dit moment zijn dat de versies 1.5.1 en 1.6.0, waarbij versie 1.5.1. verplicht is voor alle deelnemers en 1.6.0. optioneel. Bij het volgende release moment wordt de verplichte versie ingetrokken, de optionele release wordt verplicht en de nieuwe optionele versie wordt gepubliceerd.

Doel:

We willen meer flexibiliteit introduceren bij het releasen van minors en patches en meer rekening houden met de implementatietijd van deelnemers voor majors.
Daarnaast willen we de deelnemers meer gestructureerd meenemen in de analyses en uitwerkingen van onderwerpen.

Aannames

• De gekozen nieuwe release cycle wordt ondersteunt door de (nieuwe manier van) versioning die nu wordt uitgewerkt.

• Op de verplichte stelselversie publicatie worden geen major aanpassingen doorgevoerd tenzij... (bijvoorbeeld o.b.v. security, regelgeving of major bug-fix)
• Op de verplichte stelselversiepublicatie wordt een minimum aan minor aanpassingen met functionele impact doorgevoerd. De scope van de verplichte functionaliteit blijft zover mogelijk gelijk (geeft wel de optie om bv extensie aan te passen).
• Op de verplichte stelselversiepublicatie kunnen patches met procedurele en tekst aanpassingen worden doorgevoerd. De scope van de functionaliteit blijft gelijk.

Voorbehoud

Indien het noodzakelijk is om vanwege een gedegen reden op korte termijn af te wijken van het release schema dan kan worden afgeweken van het release- en verplichtstellingsschema.

Oplossingsrichtingen

Om de flexibiliteit omtrent de releases van minors en patches te verhogen willen we meer releasemomenten per jaar mogelijk maken. Wij stellen voor om op regelmatige basis een stakeholder overleg in te plannen waar stakeholders inspraak hebben over de planning voor releases van onderwerpen. 

Het proces zou als volgt in zijn werk gaan, zijn onderwerpen afgerond dan wordt binnen MedMij bepaald wat de impact van dit onderwerp is en op wat voor termijn volgens ons het onderwerp gereleased moet worden. Vervolgens wordt de uitwerking van het onderwerp gepubliceerd als een pre-release stuk. Stakeholders kunnen deze stukken lezen en bepalen of ze willen aansluiten bij het stakeholder overleg. Bij dit overleg zijn de product owner, de medewerker die het onderwerp heeft uitgewerkt en de verschillende stakeholders aanwezig.

Tijdens het overleg worden de volgende punten besproken:

• er wordt een update gegeven betreffende de onderwerpen waaraan gewerkt is;
• een verwachting wordt uitgesproken van grote onderwerpen waaraan de aankomende maand gewerkt wordt;
• toelichting welke onderwerpen tijdens de volgende release (indien van toepassing) worden opgenomen in de optionele versie en/of verplicht worden gesteld
• met stakeholders wordt per onderwerp bepaald op welke termijn de uitgewerkte onderwerpen worden opgenomen in de optionele versie (mits de optionele versie nog bestaat)  en/of verplicht worden;
• of de verplichtstelling kan plaatsvinden met de geplande onderwerpen.

De stakeholders krijgen dus inspraak in wanneer onderwerpen gereleased worden, hier zit wel een grens aan. De inspraak van de stakeholders is wel dusdanig beperkt dat ze releases niet oneindig uit kunnen stellen.
Deelname aan het publicatie overleg is facultatief. Stakeholders hebben vooraf inzicht in de agenda en de pre-release stukken, waardoor ze zelf kunnen bepalen of ze wel of niet aanwezig willen zijn bij het overleg. Om te worden meegenomen in het stakeholder overleg moeten de stukken minimaal 1 week van tevoren gepubliceerd zijn.

Ter verduidelijking, het feit dat publicatie- en verplichtstellingsmomenten beschikbaar zijn betekend niet vanzelfsprekend dat deze ook gebruikt moeten worden.
Als er niets te publiceren is of binnen het stakeholderoverleg wordt bepaald dat we bij het volgende verplichtstellingsmoment geen onderwerpen verplicht willen stellen dan hoeft dit ook niet.

Openstaande vragen en overdenkingen

Vragen

Een paar vragen is geen duidelijk antwoord op, daarom zijn er verschillende oplossingsrichtingen uitgewerkt. Deze vragen zijn:

• Hoeveel publicatiemomenten per jaar willen we inplannen?
• Willen we de optionele versie bewaren?
• Wanneer worden gereleasde versies verplicht en hoe vaak per jaar willen we dit doen?
• Hoeveel tijd moet er minimum zitten tussen de release en de verplichtstelling hiervan?
• Willen we een voorbespreking voor het publicatie overleg?
• Zo ja is deze op een vast moment of wanneer nodig?
• Wie moeten erbij aanwezig zijn naast de schrijver van het stuk en de productmanager?

Nog nadenken over

• De link met de planning voor het uitwerken van onderwerpen
• Of we de planning uitwerking en planning release momenten willen splitsen
• Hoe bepalen we of iets een major of minor is?
• Wat doen we als iets vanuit ons een minor of patch is maar voor de deelnemer veel werk is.
• Wat gaat het effect van de gekozen oplossingsrichting op de R&A zijn

Risico's

• Dat niet genoeg stakeholders (m.n. deelnemers) deelnemen aan de overleggen, waardoor we wijzigingen door gaan voeren op korte termijn maar vervolgens blijkt dat het niet mogelijk is en dit voorkomen had kunnen worden als de juiste stakeholders aan tafel hadden gezeten.
• In hoeverre zijn wij en de stakeholders goed in staat om te bepalen wat de impact van bepaalde wijzigingen en/of onderwerpen voor deelnemers gaat zijn. 

Toegepaste variaties

Voor de verschillende oplossingsrichtingen hebben we bepaalde onderdelen gevarieerd. Deze onderdelen zijn:

• Publicatie moment: Seizoen, weeknummer of 4e dinsdag van de maand
• Publicatiefrequentie voor patches, minors en majors: combinaties of gesplitst
• Publicatiefrequentie:  maandelijks, tweemaandelijks, per kwartaal of per halfjaar
• Voorbespreking: ja/nee, per maand of per kwartaal
• Behoud optionele versie:  ja/nee
• Verplichtstellingsmoment: per patch/minor/major of combinaties hiervan
• Aantal verplichtstellingsmoment per jaar: 12x, 4x, 2x of 1x
• Hantering minimale duur tussen publicatie en verplichtstelling: Ja/Nee
• Indien minimale duur tussen publicatie en verplichtstelling wordt gehanteerd variatie in: 1 maand, 3, 4 en/of 6 maanden

Oplossingsrichting 1

Aangezien er maandelijks publicatiemomenten zijn en niet per se elk moment gereleaset wordt is het niet nodig om een vaste maandelijks een interne voorbespreking plaatsvinden

Oplossingsrichting 2

Het verplichtingsmoment wordt bepaald in overleg met stakeholders, wel moet deze eens per seizoen plaatsvinden.
Bij deze oplossingsrichting wordt geen optionele versie gebruikt, daarom wordt niet de term publicatieoverleg maar stakeholderoverleg gehanteerd.

Oplossingsrichting 3

Voor de derde oplossingsrichting is gespeeld met het idee om verschillende publicatie frequenties te gebruiken voor patches, minors en majors.
Ook voor de minimum duur tussen het publicatieoverleg en het verplicht worden van de betreffende versie wordt

Oplossingsrichting 4

Loslaten dakpan model

Bij deze oplossingsrichting is het dakpan model losgelaten, hiervoor is gekozen omdat:

• het dakpanmodel niet in uitwerking van deze oplossingsrichting past,
• deelnemers in de huidige situatie geen gebruik maken van de optionele versie, omdat twee versies van hun systeem in de lucht houden teveel geld kost en 
• ook binnen de rest van VZVZ geen gebruik wordt gemaakt van het dakpanmodel

Als het dakpan model geen waarde toevoegt, afwijkt van de rest van de organisatie en niet past binnen deze uitwerking waarom zouden we deze dan behouden.

Het zou als volgt in zijn werk gaan, wanneer onderwerpen zijn afgerond en het is een:

• Patch, dan is het pre-release moment tegelijkertijd het verplichtstellingsmoment.
• Minor dan wordt het onderwerp aangedragen bij de voorbespreking en stakeholderoverleg om te bepalen op welke termijn deze verplicht wordt. Stel ze kiezen het eerst volgend moment, dan zou deze een maand later tijdens de pre-release verplicht gesteld worden.
• Major, dan wordt deze besproken tijdens voorbespreking, stakeholderoverleg en deelnemersoverleg. Gezamenlijk bepaald wanneer deze verplicht wordt gesteld (deelnemers mogen niet oneindig majors uitstellen). In principe is de eerste optie tot verplichtstelling  het eerst volgende verplichtstellingsmoment. De major kan ook eerder verplicht gesteld worden mits er of een gedegen reden is om hiervan af te wijken (bijv. i.v.m. security redenen of een wijziging in wetgeving) of als minimaal 70% van alle aanwezige stakeholders en deelnemers hiermee instemmen.

De voorbespreking

Bij de voorbespreking zijn aanwezig:

• Productmanager
• MM ontwikkeling
• MM Acceptatie
• MM Ketenregie
• MM Loket
• ? Stichting MM?

De voorbespreking is alleen intern en hier wordt besproken:

• Het belang van het onderwerp
• De impact van het onderwerp (Binnen MM -o.a. ketenregie, acceptatie en loket- en de impact van de aanpassing voor deelnemers)
• In hoeverre het onderwerp samenhangt met andere onderwerpen die gereleased moeten worden of waar nu aan gewerkt wordt
• Op welke termijn we het onderwerp willen doorvoeren
• Hoe vast we willen houden aan deze deadline in de overleggen met stakeholders/deelnemers

Als over de bovenstaande punten duidelijkheid bestaat en willen we het onderwerp pre-releasen op het eerst volgende moment dan wordt één week later het onderwerp gepubliceerd.
Eén week daarna wordt in het stakeholderoverleg gezamenlijk bepaald wanneer we dit onderwerp verplicht willen laten worden.
Betreft het een major dan hebben deelnemers ook inspraak middels het deelnemersoverleg. In deze oplossingsrichting heeft het stakeholderoverleg dus een iets andere vorm dan in de voorgaande oplossingsrichtingen.

Stakeholderoverleg

Bij het maandelijkse stakeholder overleg zijn in deze oplossingsrichting aanwezig:

• ZN
• VWS
• ?NICTIZ?
• MM beheer ( productmanager, MM ontwikkeling)
• Stichting MM

Bij het deelnemersoverleg mogen naast de stakeholders ook de deelnemers aanwezig mogen zijn. Eventueel zou deze gecombineerd kunnen worden of met de stakeholder overleggen of met de expertsessies om de overlegdruk op deelnemers te verminderen.
In deze uitwerking is gekozen voor de 3e donderdag, omdat het deelnemersoverleg na het stakeholderoverleg plaats dient te vinden en het plannen van het overleg op de 4e dinsdag van de maand is onwenselijk wegens de vakantieperiodes in december en juni.
De 3e donderdag van de maand is een tijdelijke keuze en deze wordt nog gewijzigd door of in deze maanden de stakeholder en deelnemer overleggen te combineren, de deelnemeroverleg frequentie omlaag te brengen of een andere dag te kiezen.

Deelnemers overleg

Bij de Deelnemers overleggen zijn aanwezig :

• Productmanager & MM ontwikkeling
• DVA's
• DVP's
• Wie wil van de bovenstaande stakeholders

Oplossingsrichting 4 in beeld