...

Aannames

• De gekozen nieuwe release cycle wordt ondersteunt door de (nieuwe manier van) versioning die nu wordt uitgewerkt.
• Op de verplichte stelselversiepublicatie kunnen patches met procedurele en tekst aanpassingen worden doorgevoerd. De scope van de functionaliteit blijft gelijk.

...

In de nieuwe situatie zou het proces als volgt in zijn werk gaan, wanneer een onderwerp is afgerond dan wordt tijdens de voorbespreking van MedMij bepaald wat de verwachte impact van dit onderwerp gaat zijn en op wat voor termijn volgens ons het onderwerp moet worden opgenomen in het afsprakenstelsel. Bij de voorbespreking zijn ten minste aanwezig:

• Product manager
• MM ontwikkeling
• MM Ketenregie
• MM Loket
• MM Acceptatie
• Stichting MM
• NICTIZ

Tijdens de voorbespreking wordt besproken:

• Het belang van het onderwerp
• De impact van het onderwerp op:
  - MedMij intern, bijvoorbeeld op ketenregie, het acceptatietraject en het loket
  - De impact van de aanpassing voor deelnemers
  - De impact van de aanpassing op de keten
• In hoeverre het onderwerp samenhangt met andere uitgewerkte onderwerpen of onderwerpen waar nu aan gewerkt wordt
• Hoelang het team acceptatie nodig heeft de wijziging te integreren in het acceptatietraject
• Op welke termijn wijzelf het onderwerp willen doorvoeren
• Hoe stevig wij vast willen houden aan onze deadline in de overleggen met stakeholders

Als over de bovenstaande punten duidelijkheid bestaat en willen we het onderwerp pre-releasen op het eerst volgende pre- release moment dan wordt één week later het onderwerp gepubliceerd.

In het driemaandelijks stakeholderoverleg wordt gezamenlijk bepaald wanneer we de minors en majors uit de pre-release verplicht willen laten worden.

Vervolgens wordt de uitwerking van het onderwerp gepubliceerd als een pre-release stuk. Stakeholders kunnen deze stukken lezen en bepalen of ze willen aansluiten bij het stakeholder overleg. Onder stakeholders vallen:

• ZN
• VWS
• NICTIZ
• MM beheer ( productmanager, MM ontwikkeling)
• Stichting MM

Tijdens het stakeholder overleg worden de volgende punten besproken:

• er wordt een update gegeven betreffende de onderwerpen waaraan gewerkt is;
• een verwachting wordt uitgesproken van grote onderwerpen waaraan de aankomende maand gewerkt wordt;
• toelichting welke onderwerpen tijdens de volgende release (indien van toepassing) worden opgenomen in de optionele versie en/of verplicht worden gesteld
• met stakeholders wordt per onderwerp bepaald op welke termijn de uitgewerkte onderwerpen worden opgenomen in de optionele versie (mits de optionele versie nog bestaat)  en/of verplicht worden;
• of de verplichtstelling kan plaatsvinden met de geplande onderwerpen.

De stakeholders krijgen dus inspraak in wanneer onderwerpen gereleased worden, hier zit wel een grens aan. De inspraak van de stakeholders is wel dusdanig beperkt dat ze releases niet oneindig uit kunnen stellen.

Deelname aan het stakeholder overleg is facultatief. Stakeholders hebben vooraf inzicht in de agenda en de pre-release stukken, waardoor ze zelf kunnen bepalen of ze wel of niet aanwezig willen zijn bij het overleg. Om te worden meegenomen in het stakeholder overleg moeten de stukken minimaal 1 week van tevoren gepubliceerd zijn.

Ter verduidelijking, het feit dat pre-release momenten en verplichtstellingsmomenten beschikbaar zijn betekent niet vanzelfsprekend dat deze ook gebruikt moeten worden.
Als er niets te publiceren is of er binnen het stakeholderoverleg wordt bepaald dat we bij het volgende verplichtstellingsmoment geen onderwerpen verplicht willen stellen dan hoeft dit ook niet.

Loslaten dakpan model

Bij deze oplossingsrichting is het dakpan model losgelaten, hiervoor is gekozen omdat:

• het dakpanmodel niet in uitwerking van deze oplossingsrichting past,
• deelnemers in de huidige situatie geen gebruik maken van de optionele versie, omdat twee versies van hun systeem in de lucht houden teveel geld kost en 
• ook binnen de rest van VZVZ geen gebruik wordt gemaakt van het dakpanmodel

Een voordeel van het dakpanmodel is dat de optionele versie het team acceptatie de kans biedt om hun acceptatieproces aan te passen voor de volgende verplichte versie van het afsprakenstelsel. In deze oplossingsrichting wordt de optionele versie wel verwijderd. Om het team acceptatie de tijd te gunnen om de benodigde wijzigingen door te voeren hebben ze tijdens de voorbespreking een belangrijke stem in de planning van het moment van verplichtstelling voor minors en majors. 

 Wanneer zijn onderwerpen zijn afgerond zou het als volgt in zijn werk gaan bij een:

• Patch is het verplichtstellingsmoment moment meteen tegelijkertijd met de pre-release.
• Minor wordt tijdens de voorbespreking en het stakeholderoverleg besproken op welke termijn deze minor verplicht moet wordt. Stel we kiezen het eerst volgende verplichtingsmoment, dan zou het onderwerp een maand later tegelijkertijd met de pre-release verplicht gesteld worden. De minor dient in principe binnen twee verplichtstellingsmomenten verplicht gesteld worden, in samenspraak met stakeholders  kan hiervan worden afgeweken.
• Major wordt in de voorbespreking, het stakeholderoverleg en het deelnemersoverleg besproken tijdens welk verplichtstellingsmoment de major verplicht wordt gesteld. Stakeholders en deelnemers mogen niet oneindig majors uitstellen. In principe worden majors verplicht gesteld tijdens de verplichtstellingsmomenten, hiervan kan worden afgeweken mits er een gedegen reden hiervoor is (bijv. i.v.m. security redenen of een wijziging in wetgeving) of als minimaal 70% van alle aanwezige stakeholders en deelnemers hiermee instemt.

De voorbespreking

...

In de nieuwe situatie zou het proces als volgt in zijn werk gaan, wanneer een onderwerp is afgerond dan wordt tijdens de voorbespreking van MedMij bepaald wat de verwachte impact van dit onderwerp gaat zijn en op wat voor termijn volgens ons het onderwerp moet worden opgenomen in het afsprakenstelsel. Bij de maandelijkse voorbespreking worden ten minste de volgende collega's uitgenodigd:

• Product manager
• MM ontwikkeling
• MM Ketenregie
• MM Loket
• MM Acceptatie
• Stichting MM
• NICTIZ

De voorbespreking is alleen intern en hier wordt besproken:

• Het belang van het onderwerp
• De impact van het onderwerp op
  - MedMij intern, bijvoorbeeld op ketenregie, acceptatie en loket
  - De impact van de aanpassing voor deelnemers
  - De  impact van de aanpassing op de keten
• In hoeverre het onderwerp samenhangt met andere onderwerpen die gereleased moeten worden of waar nu aan gewerkt wordt
• Hoelang het team acceptatie nodig heeft de wijziging te integreren in het acceptatietraject
• Op welke termijn we het onderwerp willen doorvoeren
• Hoe vast we willen houden aan deze deadline in de overleggen met stakeholders

Als over de bovenstaande punten duidelijkheid bestaat en willen we het onderwerp pre-releasen op het eerst volgende pre- release moment dan wordt één week later het onderwerp gepubliceerd.
In het driemaandelijks stakeholderoverleg wordt gezamenlijk bepaald wanneer we de minors en majors uit de pre-release verplicht willen laten worden. 

Bij het driemaandelijkse stakeholder overleg zijn aanwezig:

• ZN
• VWS
• NICTIZ
• MM beheer (productmanager, MM ontwikkeling)
• Stichting MM
• DVA's
• DVP's

Tijdens het stakeholder overleg worden de volgende punten besproken:

• er wordt een update gegeven betreffende de onderwerpen waaraan gewerkt is;
• een verwachting wordt uitgesproken van grote onderwerpen waaraan de aankomende maand gewerkt wordt;
• toelichting welke onderwerpen tijdens de volgende release (indien van toepassing) worden opgenomen in de optionele versie en/of verplicht worden gesteld
• met stakeholders wordt per onderwerp bepaald op welke termijn de uitgewerkte onderwerpen worden opgenomen in de optionele versie (mits de optionele versie nog bestaat)  en/of verplicht worden;
• of de verplichtstelling kan plaatsvinden met de geplande onderwerpen.

...

Vraagstuk

...

Keuze

...

Voordeel

...

Nadeel

...

Publicatie frequentie pre-release

Patches & Minors & Majors

...

Maandelijks

...

Bij deze oplossingsrichting is er geen optionele versie meer en wordt in overleg met de stakeholders bepaald wanneer een onderwerp verplicht wordt. Hierdoor maakt het minder uit wanneer een stuk gepubliceerd wordt aangezien in samenwerking met stakeholders bepaald wordt wanneer een onderwerp verplicht wordt. Door te pre-releasen wanneer het onderwerp is afgerond kunnen deelnemers eerder zien welke onderwerpen eraan komen en een betere afweging maken wanneer ze welke onderwerpen verplicht willen stellen.

...

1.       Het kan verwarrend zijn voor stakeholders (m.n. voor deelnemers) dat er veel verschillende onderwerpen in de pre-release staan waarvan niet duidelijk wanneer ze verplicht zijn.

...

Voorbespreking

...

Maandelijks

...

In de publicatie overleggen wordt in overleg met de stakeholders bepaalt op welk moment minor en majors verplicht worden. Om duidelijk te hebben op welke momenten wijzelf deze minors en majors willen verplicht stellen (en hoe stevig wij hieraan vasthouden) is het vereist de publicatie overleggen voor te bespreken. Doen wij dit niet dan is er het risico dat we onderwerpen te laat verplicht stellen terwijl dat niet wenselijk zou zijn of dat we te stevig gaan staan voor relatieve kleine aanpassingen.

...

Het vergt tijd van de deelnemers van VZVZ en er zijn al veel standaard overleggen.

...

Verplichtstellingsmoment

a. Patches

b. Minors

c. Major

...

a. Patches 1x p.m.

b. Minors in principe 2x p.j. In overleg met  stakeholders kan ook eerder of later.

b. Majors 2x p.j., tenzij 70% van de stakeholders bij het verplichtingsoverleg het eens is dat er tussentijds een major verplicht wordt gesteld of het wegens een wetswijziging of security risico het vereist is om buiten de verplichtingsmomenten de Major verplicht te stellen.

...

1.       De verwachting is dat patches weinig invloed hebben op de stakeholders en dat daarom stakeholders geen inspraak hoeven te hebben in de Verplichtstelling hiervan. Door de verplichtstelling van patches maandelijks mogelijk te maken is het mogelijk kleine veranderingen op korte termijn door te brengen.

2.       In principe worden minors doorgevoer tijdens de verplichtstellingsmomenten. In overleg met stakeholders kan deze ook tijdens één van de pre-release momenten verplicht worden.

3.       Om duidelijkheid te creëren behouden we de twee verplichtstellingsmomenten per jaar. Om wel ruimte te hebben om indien gewenst majors toch eerder verplicht te stellen dan de twee jarige verplichtstellingsmomenten is de optie ingebouwd om bij een goedkeuring van minimaal x% door stakeholders alsnog majors tussen twee verplichtstellingsmomenten alvast verplicht te stellen. Het voordeel hiervan is dat we wederom op korte termijn ook wijzigingen door te kunnen voeren die wenselijk zijn voor het merendeel van de stakeholders.

...

1.       Als we teveel tijd en middelen vragen van deelnemers dan kan dit leiden tot een afname in draagvlak onder deelnemers.

2.       In deze oplossingsrichting kan de mogelijkheid in flexibiliteit in het verplichtstellingsmoment tot verwarring leiden over welke  onderwerpen wanneer verplicht worden.

3.       Het is de vraag in hoeverre de stakeholders gebruik willen maken van het vroegtijdig verplicht maken van Majors en, als dit het geval is, is het dan de moeite waard deze optie te creëren.

...

Behoud optionele versie

...

Nee

...

Door geen optionele versie te hanteren is het mogelijk op korte termijn aanpassingen door te voeren voor de verplichte versie.

...

Het kan onduidelijk zijn voor deelnemers welke minors en majors wanneer verplicht worden.

...

Minimum tijd tussen stakeholder overleg en verplicht worden

...

Geen

...

Door geen minimum duur tussen het verplichtingsoverleg en het verplicht worden van het onderwerp te garanderen is er meer vrijheid om te bepalen welke onderwerpen wanneer verplicht worden. Hierdoor kunnen majors die weinig impact hebben voor deelnemers maar wel essentieel zijn voor een betere uitwisseling makkelijker doorgevoerd worden

...

Het kan zijn dat wijzigingen op te korte termijn worden verplicht gesteld wat een risico bij implementatie kan zijn.

Vervolgens wordt de uitwerking van het onderwerp gepubliceerd als een pre-release stuk, waarbij:

• Patches bij publicatie direct worden opgenomen in het afsprakenstelsel.
• voor Minors tijdens de voorbespreking en het stakeholderoverleg wordt besproken op welke termijn deze verplicht moet wordt. Stel we kiezen het eerst volgende verplichtingsmoment, dan zou het onderwerp een maand later tegelijkertijd met de pre-release verplicht gesteld worden. De minor dient in principe binnen twee verplichtstellingsmomenten verplicht gesteld worden, wel kan in samenspraak met stakeholders hiervan worden afgeweken.
• voor Major in de voorbespreking en het stakeholderoverleg wordt besproken tijdens welk verplichtstellingsmoment de major worden opgenomen in het afsprakenstelsel. Stakeholders mogen niet oneindig majors uitstellen. In principe worden majors verplicht gesteld tijdens de verplichtstellingsmomenten, hiervan kan worden afgeweken mits er een gedegen reden hiervoor is (bijv. i.v.m. security redenen of een wijziging in wetgeving) of als minimaal 70% van alle aanwezige stakeholders en deelnemers hiermee instemt.

Stakeholders kunnen deze stukken lezen en bepalen of ze willen aansluiten bij het stakeholder overleg.

Bij het driemaandelijkse stakeholder overleg zijn aanwezig:

• ZN
• VWS
• NICTIZ
• MM beheer (productmanager, MM ontwikkeling)
• Stichting MM
• DVA's
• DVP's

Tijdens het stakeholder overleg worden de volgende punten besproken:

• er wordt een update gegeven betreffende de onderwerpen waaraan gewerkt is;
• een verwachting wordt uitgesproken van grote onderwerpen waaraan de aankomende maand gewerkt wordt;
• toelichting welke onderwerpen tijdens de volgende release (indien van toepassing) worden opgenomen in de optionele versie en/of verplicht worden gesteld
• met stakeholders wordt per onderwerp bepaald op welke termijn de uitgewerkte onderwerpen worden opgenomen in de optionele versie (mits de optionele versie nog bestaat)  en/of verplicht worden;
• of de verplichtstelling kan plaatsvinden met de geplande onderwerpen.

Punten ter verduidelijking:

• De stakeholders krijgen dus inspraak in wanneer onderwerpen worden opgenomen in het afsprakenstelsel, hier zit wel een grens aan. De inspraak van de stakeholders is wel dusdanig beperkt dat ze de opname van het stuk in het afsprakenstelsel niet oneindig uit kunnen stellen.
• Deelname aan het stakeholder overleg is facultatief. Stakeholders hebben vooraf inzicht in de agenda en de pre-release stukken, waardoor ze zelf kunnen bepalen of ze wel of niet aanwezig willen zijn bij het overleg. Om te worden meegenomen in het stakeholder overleg moeten de stukken minimaal 1 week van tevoren gepubliceerd zijn.
• Het feit dat pre-release momenten en verplichtstellingsmomenten beschikbaar zijn betekent niet vanzelfsprekend dat deze ook gebruikt moeten worden.
  Als er niets te publiceren is of er binnen het stakeholderoverleg wordt bepaald dat we bij het volgende verplichtstellingsmoment geen onderwerpen verplicht willen stellen dan hoeft dit ook niet.

Onderbouwing loslaten dakpan model

Loslaten dakpan model

Argumenten voor het afschaffen van dakpanmodel

Bij deze oplossingsrichting is het dakpan model losgelaten, hiervoor is gekozen omdat:

1. het behouden van het dakpanmodel ervoor zorgt dat de gewonnen flexibiliteit voor om wijzigingen door te voeren op de korte termijn tegengaat.weer ongedaan maakt,
2. deelnemers in de huidige situatie geen gebruik maken van de optionele versie, omdat twee versies van hun systeem in de lucht houden teveel geld kost en 
3. ook binnen de rest van VZVZ beperkt gebruik wordt gemaakt van het dakpanmodel

...

Argumenten voor het behouden van het dakpanmodel

...