• gereed
  • Document toolboxDocument toolbox

    Opdrachtgever | Zorgaanbieder

    Deze pagina van het Afsprakenstelsel is normerend. Alle partijen die zijn toegetreden tot het Afsprakenstelsel moeten zich houden aan de afspraken, procedures en voorwaarden.

    De zorgaanbieder is opdrachtgever

    Een zorgaanbieder kan gebruik maken van de functionaliteiten van Mitz. De zorgaanbieder geeft de opdracht aan Mitz voor de vastlegging en controle van toestemmingskeuzes en abonneeregistratie van haar patiënten. De zorgaanbieder vervult daarmee de rol van opdrachtgever aan Mitz en treedt toe tot het Afsprakenstelsel. 

    Als er gebruik wordt gemaakt van de functionaliteit om toestemmingen op verzoek van de patiënt vast te leggen, zijn medewerkers van een zorgaanbieder in functionele zin ook gebruiker van Mitz. Dit valt onder de opdrachtovereenkomst met de zorgaanbieder. 

    Verantwoordelijkheid

    Zorgaanbieders zijn verantwoordelijk voor een aantal waarborgen voor het vertrouwen in Mitz en de rechtsgeldigheid van de toestemmingen. De waarborgen hebben onder andere betrekking op de eigen organisatie en de werking van Mitz in de keten van de eigen zorginformatiesystemen. Zorgaanbieders blijven zelf verantwoordelijk voor de eigen gegevensverwerkingen in de diverse systemen die ze in gebruik hebben.

    Een zorgaanbieder kan gebruik maken van Mitz via een Mitz Connector. Zie https://vzvz.atlassian.net/wiki/spaces/MA11/pages/127535108. De verantwoordelijkheid voor het verzorgen van de connectie met Mitz ligt bij de MC-leverancier. De MC-leverancier moet aan de eisen van Mitz voldoen, het product door Mitz laten accepteren en toetreden tot het Afsprakenstelsel als deelnemer.

    De verantwoordelijkheid van de zorgaanbieder heeft betrekking op de eigen organisatie, het operationele beheer van de Mitz Connector, de uitwisseling van medische gegevens via uitwisselingssystemen die de zorgaanbieder gebruikt en het XIS.

    Als de Mitz Connector onderdeel wordt van het applicatielandschap bij de zorgaanbieder, blijft de zorgaanbieder verantwoordelijk om alles op de juiste wijze te (laten) koppelen. Als de MC-leverancier het operationele beheer van de Mitz Connector verzorgt kan dit via de verwerkersovereenkomst tussen zorgaanbieder en MC-leverancier worden geformaliseerd.

    Onderstaande figuur geeft de scope aan van de verantwoordelijkheid van de zorgaanbieder voor de verschillende systemen.

    Voorwaarden

    Om Mitz goed te laten functioneren, moeten zorgaanbieders die Mitz gaan gebruiken aan bepaalde voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden zijn gekoppeld aan verschillende categorieën, afhankelijk van welke Mitz-functionaliteiten de zorgaanbieder in gebruik heeft. Zie https://vzvz.atlassian.net/wiki/spaces/MA11/pages/127534255 voor een beschrijving van de functionaliteiten voor de zorgaanbieder.

    De zorgaanbieder is zelfstandig verantwoordelijk voor het voldoen aan de voorwaarden. Tijdens het toetredingsproces doorloopt het Mitz-implementatieteam de voorwaarden met de zorgaanbieder.

    Onderstaande tabel geeft de categorieën van voorwaarden weer.

    #

    Doelgroep

    Toelichting

    #

    Doelgroep

    Toelichting

    1

    Alle zorgaanbieders met een opdrachtovereenkomst met Mitz

    De voorwaarden in deze categorie zijn van toepassing op alle zorgaanbieders die gebruik maken van Mitz

    2

    Zorgaanbieders die gebruik maken van de Mitz-functionaliteit:

    • vastleggen van lokalisatiegegevens

    De voorwaarden in deze categorie zijn aanvullend op de voorwaarden in categorie 1 van toepassing op zorgaanbieders die gebruik maken van de Mitz-functionaliteit Vastleggen van lokalisatiegegevens.

    Deze functionaliteit is verplicht voor zorgaanbieders die aan Mitz de opdracht gegeven voor de vastlegging en controle van toestemmingskeuzes en abonneeregistratie van hun patiënten.

    3

    Zorgaanbieders die gebruik maken van de Mitz-functionaliteit:

    • migratie van bestaande toestemmingen

    De voorwaarden in deze categorie zijn aanvullend op de voorwaarden in categorie 1 en 2 van toepassing op zorgaanbieders die gebruik maken van de optionele Mitz-functionaliteit om bestaande toestemmingskeuzes te migreren naar Mitz.

    4

    Zorgaanbieders die gebruik maken van één of meerdere Mitz-functionaliteiten om toestemmingskeuzes voor de patiënt vast te leggen:

    • Samen-naar-MijnMitz

    • dossierhoudersknop: vastleggen van toestemming om beschikbaar te kunnen stellen

    • raadplegersknop: vastleggen van toestemming om te kunnen raadplegen

    De voorwaarden in deze categorie zijn aanvullend op de voorwaarden in categorie 1 van toepassing op zorgaanbieders die gebruik maken van één of meerdere optionele Mitz-functionaliteiten om toestemmingskeuzes voor de patiënt vast te leggen.

     

    Onderstaande tabellen tonen de voorwaarden behorende bij de verschillende categorieën. 

    Categorie 1 | Alle zorgaanbieders

    De voorwaarden uit deze categorie zijn van toepassing op alle zorgaanbieders die gebruik maken van Mitz.

    #

    Voorwaarde

    #

    Voorwaarde

    1.01

    De zorgaanbieder wisselt met Mitz berichten uit via een geaccepteerde Mitz Connector van een toegetreden MC-leverancier

    Indien de Mitz Connector een product van een derde partij is, moet de zorgaanbieder een overeenkomst met deze partij hebben

    1.02

    De zorgaanbieder spreekt met de leverancier van het uitwisselingssysteem af dat voor de uitwisselingen waarvoor de toestemming in Mitz vastgesteld wordt:

    • alleen medische gegevens uitgewisseld worden voor patiënten met een behandelrelatie

    • de toestemmingscontrole plaatsvindt bij Mitz

    1.03

    De zorgaanbieder zorgt dat wordt voldaan aan de wet- en regelgeving met betrekking tot de beveiligingsnormen voor de zorg: NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513 en zorgt dat de Mitz-koppelvlakken in de jaarlijkse NEN-certificering worden meegenomen

    1.04

    De zorgaanbieder zorgt dat deze beschikt over een (geldige) URA-registratie per zorgaanbiedercategorie zoals beschreven in de https://vzvz.atlassian.net/wiki/spaces/MA11/pages/127535906

    1.05

    De zorgaanbieder authenticeert de identiteit van haar medewerkers op het juiste niveau

    Dat is substantieel zodra dit breed beschikbaar is en tot die tijd: minimaal met een 2e-factor
    Een UZI-pas-op-naam is hiervoor te gebruiken

    1.06

    De zorgaanbieder doet de identificatie van de patiënt via een WID en/of vergewissen en verifieert het BSN via de SBV-Z alvorens deze te gebruiken in de communicatie met Mitz

    1.07

    De zorgaanbieder zorgt voor het inpassen van het gebruik van Mitz in de processen van de zorgaanbieder

    1.08

    De zorgaanbieder benoemt een logbeheerder die verzoeken van een externe toezichthouder en/of de Mitz-beheerorganisatie om de logbestanden te raadplegen inwilligt

    1.09

    De zorgaanbieder heeft afspraken gemaakt met leveranciers van informatiesystemen over:

    • ketenintegratietests met achterliggende systemen

    • afgestemd systeembeheer in de keten

    • processen en werkwijze tussen de eigen en (leveranciers van) achterliggende servicedesks 

    • het aanwijzen van een aanspreekpunt om operationele problemen in de keten op te lossen, vanuit de eigen organisatie of een derde partij

    • het communiceren van voorgenomen wijzigingen - die impact kunnen hebben op de Mitz-keten - aan de Servicedesk Mitz

    • het beschikken over een eigen incidentmanagementsysteem en daar lokale verstoringen in bij houden van de zorgaanbieder en eventuele leveranciers van achterliggende systemen

    • het opleveren van een Root Cause Analyse (RCA) in geval van een incident

    Categorie 2 | Vastleggen van lokalisatiegegevens

    De voorwaarden in deze categorie zijn - aanvullend op de voorwaarden in categorie 1 - van toepassing op zorgaanbieders die gebruik maken van de Mitz-functionaliteit:

    • vastleggen van lokalisatiegegevens

    Deze functionaliteit is verplicht voor zorgaanbieders die aan Mitz de opdracht gegeven voor de vastlegging en controle van toestemmingskeuzes en abonneeregistratie van hun patiënten.

    #

    Voorwaarde

    #

    Voorwaarde

    2.01

    De zorgaanbieder legt voor alle patiënten - van wie het een actief dossier voert - lokalisatiegegevens vast in Mitz

    2.02

    De zorgaanbieder houdt de toestemmingskeuzes in Mitz als leidend

    2.03

    De zorgaanbieder zorgt ervoor dat - op basis van de toestemming in Mitz - alleen de gegevens worden uitgewisseld die noodzakelijk zijn voor de behandeling

    2.04

    De zorgaanbieder zorgt dat de patiënt geïnformeerd wordt over de mogelijkheid om toestemmingen voor die zorgaanbieder in Mitz te regelen

    2.05

    De zorgaanbieder zorgt voor actuele gegevens in het landelijke zorgadresboek (ZORG-AB)

    Categorie 3 | Migratie van bestaande toestemmingen

    De voorwaarden in deze categorie zijn - aanvullend op de voorwaarden in categorie 1 en 2 - van toepassing op zorgaanbieders die gebruik maken van de optionele Mitz-functionaliteit:

    • migratie van bestaande toestemmingen

    #

    Voorwaarde

    #

    Voorwaarde

    3.01

    De zorgaanbieder mag bestaande toestemmingen pas aanleveren bij Mitz na goedkeuring van Mitz

    3.02

    De zorgaanbieder zorgt voor het informeren van zijn patiënten over de migratie van bestaande toestemmingen en de betekenis daarvan voor de patiënt

    Categorie 4 | Toestemmingskeuzes voor de patiënt vastleggen

    De voorwaarden in deze categorie zijn - aanvullend op de voorwaarden in categorie 1 - van toepassing op zorgaanbieders die gebruik maken van één of meerdere optionele Mitz-functionaliteiten om toestemmingskeuzes voor de patiënt vast te leggen:

    • Samen-naar-MijnMitz

    • dossierhoudersknop: vastleggen van toestemming om beschikbaar te kunnen stellen

    • raadplegersknop: vastleggen van toestemming om te kunnen raadplegen

    Om te borgen dat alle zorgaanbieders een uniforme werkwijze hanteren voor het vastleggen van toestemmingen op verzoek van de patiënt, stelt Mitz een aantal voorwaarden aan de werkwijze.

    #

    Voorwaarde

    #

    Voorwaarde

    4.01

    De zorgaanbieder borgt dat de Mitz-functionaliteiten altijd voor de juiste patiënt worden gebruikt

    4.02

    Bij gebruik van de functionaliteit dossierhoudersknop en/of raadplegersknop, zorgt de zorgaanbieder dat de door Mitz gedefinieerde toestemmingsvraag als tekst wordt getoond in het XIS

    4.03

    De zorgaanbieder is ervoor verantwoordelijk dat medewerkers - die toestemmingskeuzes voor de patiënt vastleggen - de door Mitz gedefinieerde toestemmingsvraag stellen aan de patiënt

    4.04

    De zorgaanbieder zorgt dat de patiënt - voorafgaand aan het vastleggen van toestemming - geïnformeerd wordt over de consequenties van het maken van een toestemmingskeuze en dat de patiënt een informatiefolder krijgt aangeboden

    4.05

    De zorgaanbieder legt alleen met goedkeuring en conform de wens van een patiënt een toestemmingskeuze vast in Mitz

    Hierbij is het belangrijk dat:

    • toestemmingskeuzes van de patiënt vrijwillig en in vrijheid door de patiënt gemaakt worden. Er mag op geen enkele wijze druk of invloed uitgeoefend worden op het maken van de toestemmingskeuzes

    • als de patiënt 12 jaar of ouder is en jonger dan 16 jaar is een ouder of wettelijk vertegenwoordiger aanwezig moet zijn en akkoord geven op de toestemmingskeuzes van de patiënt

    • als de patiënt geen beslissing neemt over zijn of haar toestemmingskeuze, dit niet in Mitz wordt vastgelegd

    • als voor de zorgaanbieder aantoonbaarheid gewenst is, een aantekening in het dossier gemaakt wordt van het verzoek van de patiënt en het vastleggen van toestemmingen in Mitz

    4.06

    De zorgaanbieder draagt er zorg voor dat Mitz het proces van vastleggen van een toestemming kan auditen als daar aanleiding voor is

    Tevens zijn de volgende voorwaarden van toepassing:

    #

    Voorwaarde

    #

    Voorwaarde

    4.07

    De zorgaanbieder zorgt ervoor dat het zorginformatiesysteem (XIS) dat communiceert met Mitz voldoet aan de PvE AXI

    4.08

    De verantwoordelijke zorgverlener moet onweerlegbaar te identificeren zijn:

    • de zorgaanbieder zorgt voor de authenticatie van zorgverleners en -medewerkers en de controle op geldigheid en correctheid van de UZI-certificaten

    • de zorgaanbieder beschikt over een intern nummer dat de medewerker uniek identificeert

    • de zorgaanbieder borgt dat de lokale identificatienummers op het juiste authenticatieniveau zijn verkregen (conform NEN 7512) en dat de vertaling adequaat beveiligd is (conform NEN 7510)

    4.09

    Voor de functionaliteit Samen-naar-MijnMitz dient de zorgaanbieder gebruik te maken van een recente versie van een browser conform de actuele Browser and Device Table van het Platform Rijksoverheid Online

    Opdrachtovereenkomst

    Zorgaanbieders die gebruik willen maken van de functionaliteiten van Mitz gaan een opdrachtovereenkomst met Mitz aan. Zie ook https://vzvz.atlassian.net/wiki/spaces/MA11/pages/127533678.

    Een dossierhoudende zorgaanbieder gaat aanvullend een verwerkersovereenkomst aan voor de verwerking van de abonneeregistratie door Mitz namens de dossierhoudende zorgaanbieder.

    Tijdens het toetredingsproces tekent de zorgaanbieder de opdrachtovereenkomst inclusief verwerkersovereenkomst en een eigen verklaring waarmee de de zorgaanbieder verklaart te voldoen aan de voorwaarden van Mitz.

    https://vzvz.atlassian.net/wiki/spaces/MA11/pages/127536383

    Toetreden

    De zorgaanbieder kan toetreden tot het Afsprakenstelsel door:

    • het doorlopen van het toetredingsproces

    • te voldoen aan de voorwaarden voor de zorgaanbieder

    • het ondertekenen van de opdrachtovereenkomst

    Het toetredingsproces heeft als doel te zorgen dat de zorgaanbieder - samen met zijn leveranciers - weloverwogen keuzes kan maken over het gebruik van Mitz en op een gecontroleerde wijze aansluit op Mitz. Het Mitz-implementatieteam biedt ondersteuning tijdens het toetredingsproces.

    Onderstaande tabel bevat een toelichting op de belangrijkste onderdelen van het toetredingsproces.

    Onderdeel

    Toelichting

    Onderdeel

    Toelichting

    Aanmelden en verkennen

    De zorgaanbieder kan zich bij het Mitz-implementatieteam aanmelden om gebruik te gaan maken van Mitz. Het implementatieteam verkent samen met de zorgaanbieder de mogelijkheden en welke leverancier(s) van de zorgaanbieder betrokken moeten worden.

    Impactanalyse en plan van aanpak

    Het Mitz-implementatieteam begeleidt de zorgaanbieder bij een impactanalyse. De volgende onderwerpen komen minimaal aan bod:

    • het voldoen aan de voorwaarden van Mitz

    • de gewenste Mitz-functionaliteiten

    • optioneel: te maken aanpassingen door de softwareleverancier(s) van de zorgaanbieder

    • optioneel: impactscan migratie bij de wens om bestaande toestemmingskeuzes te migreren naar Mitz

    Op basis van de impactanalyse kan de zorgaanbieder met zijn leveranciers een plan van aanpak opstellen en uitvoeren. Onderdeel van dit plan van aanpak is onder andere de inpassing van Mitz in het zorgproces.

    Overeenkomst aangaan met MC-leverancier

    De Mitz Connector verzorgt de communicatie met Mitz voor de zorgaanbieder. Het is daarom van belang dat de zorgaanbieder een overeenkomst aangaat met een leverancier van een Mitz Connector die de koppelvlakken ondersteunt die nodig zijn voor de gewenste functionaliteiten.

    Ondertekenen overeenkomst

    Wanneer de zorgaanbieder voldoet aan de voorwaarden van Mitz en het toetredingsproces is doorlopen, kan de opdrachtovereenkomst ondertekend worden en is de zorgaanbieder toegetreden tot het Afsprakenstelsel.

    Migreren bestaande toestemmingen (optioneel)

    Voordat bestaande toestemmingen gemigreerd mogen worden, moet voldaan zijn aan eventuele aanwijzingen die voort zijn gekomen uit de impactscan migratie. Na goedkeuring van Mitz kan de zorgaanbieder starten met de migratie.

    Livegang

    Na aanmelding van de bestaande patiënten bij Mitz, is Mitz de bron van toestemmingen en is de livegang van de zorgaanbieder een feit.

     

    Voor zorgaanbieders die gebruik maken van het LSP (bv. huisarts, HAP, apotheek) geldt een aangepast toetredingsproces.

    Blijvend voldoen aan de voorwaarden

    Zorgaanbieders treden toe tot het Afsprakenstelsel en conformeren zich daarmee aan de voorwaarden in het Afsprakenstelsel. Indien er aanleiding voor is, kan Mitz de zorgaanbieder opnieuw vragen te verklaren dat het aan de voorwaarden van Mitz voldoet. 

    Ondersteuning

    • Op de website Mitz-toestemming.nl staat onder andere algemene informatie, veelgestelde vragen en een kennisbank voor zorgaanbieders

    • Het Mitz-implementatieteam ondersteunt zorgaanbieders die gebruik willen maken van Mitz. Neem contact op met het Mitz-implementatieteam via het contactformulier op Mitz-toestemmingen.nl